Aide-mémoire. Bản ghi nhớ.
Tuyên bố bằng văn bản thể hiện thái độ của chính phủ về một câu hỏi cụ thể mà một viên chức ngoại giao đặt ra cho đại điện chủ nhà, thường là một quan chức cấp bộ, và câu trả lời đã được trình bày tóm tắt bằng miệng. Đôi khi được gọi là ‘pro-memoria’ hoặc ‘memorandum,’ nó thường được nhà ngoại giao trao tận tay vào cuối cuộc trao đổi, hoặc được giao ngay sau đó cùng với một công hàm/ghi chú (note) đính kèm.
Vì vậy, bản ghi nhớ không cần có hình thức và các sáo ngữ thể hiện sự lịch sự thường thấy như ở công hàm. Nó không có địa chỉ hoặc con dấu của đại sứ quán, không có lời chào và không được ký. Thay vào đó, một bản ghi nhớ thông thường chỉ có cụm từ aide-mémoire ở nhan đề và ngày tháng ở phần cuối. Mục đích của nó là củng cố những tuyên bố của nhà ngoại giao. Hoặc trong trường hợp người đó quên đề cập đến một điểm quan trọng nào đó, hoặc trình bày thiếu mạch lạc, hay nhấn mạnh không đủ hoặc quá nhiều tới một điểm khác nữa, thì bản ghi nhớ sẽ đảm bảo không có sự mơ hồ nào trong thái độ của chính phủ sở tại.
Vì chỉ trong những trường hợp ngoại lệ thì bản ghi nhớ mới không bao hàm nội dung trình bày chính thức của nhà ngoại giao, aide-mémoire đã được đặt tên rất chuẩn xác: nó hỗ trợ (aide) mọi người ghi nhớ (mémoire). Người tiếp nhận càng ở cấp thấp thì việc nội dung của tuyên bố được xác nhận bởi một bản ghi nhớ càng quan trọng.
